Følger du den klassiske måde at fakturere på? Altså at sende en faktura når din opgave er færdig og du har leveret til kunden.
Hvis ja, så snyder du dig selv og du tager en alt for høj risiko.
A) Standard: Sende en faktura ved levering
I nedenstående standard procedure, så bærer du risikoen (og trækker på bankkontoen) helt fra den dag du starter en opgave, og til den dag kunden har betalt.
De fleste tænker at du kun har en risiko i perioden fra faktura laves og til kunden betaler. Men det er en forkert opfattelse. Din risiko starter den dag, at du arbejder for kunden. Fra den dag bruger du ressourcer (tid/materialer), som du ikke har garanti for, at du får penge for.
Men, der er flere måder at optimere sin fakturaproces på, og dermed nedbringe perioden med risiko og dårligt cash-flow. De fleste har fokus på betalingsbetingelser hos sine kunder. De skal selvfølgelig minimeres. Men ofte er det svært at forhandle med de store kunder, og de mindre kunder er allerede minimeret (8-10 dage).
Du skal i stedet fokusere på HVORNÅR du fakturerer. Nedenstående er 3 eksempler på alternative faktureringsprocedurer:
B) Forbedret: Sende en faktura så betalingsfrist = leveringsdato
De færreste ønsker at betale FØR de har modtaget en vare/service. Men hvem siger at man skal vente med at sende faktura?
Jeg har god erfaring med at sende en faktura før leveringsdato, men hvor forfaldsdatoen/betalingsfristen stadig er samme dag (eller 1-2 dage efter) leveringsdatoen. Det har de færreste noget imod.
Med denne forbedrede fakturaprocedure skærer du minimum 8 dage af din periode med risiko (hvor kunden ikke kan/vil betale) og du forbedrer likviditeten.
Hvis du synes det er svært at gøre dette, så start med at gøre det ved nye kunder.
C) Service/Abonnement: Forudfakturering
Efterhånden følger de fleste store abonnementsservices denne fakturaprocedure – altså at du betaler et abonnement for den KOMMENDE måned. Der er faktisk rigtigt mange servicevirksomheder som også overgår hertil. Især på den del hvor servicen har form af et fast abonnement.
Her sender du faktura typisk omkring den 20. i en måned. Med 8-10 dages betalingsfrist, modtager du betaling INDEN du starter med at arbejde. Jeg følger selv denne procedure. Her er min periode med risiko og likviditetsbelastning helt minimeret.
Hvis kundens aftale er opdelt i et fast beløb (abonnement) og et variabelt beløb (afhængig af andre faktorer) så kan du stadig anvende denne procedure. Enten ved at dele faktura for en måned op i 2 tidspunkter, eller ved simpelthen at fakturere 1 gang, hvor faktura indeholder:
- Variabel del fra sidste måned
- Fast del for kommende måned
At skifte til ny procedure kan være vanskeligt. Tag det derfor i flere trin:
- Gør det til standard for nye kunder
- Implementer for de nemme kunder
- Implementer til sidst for de svære kunder
- Hvis det ikke lykkes for alle er det stadig bedre, end hvis du slet ikke gør noget (70% er bedre end 0%)
D) Produktion/Ordre/Projekt: Opdelt fakturering
I produktions- og byggebranchen kan det være svært at indføre Forudfakturering (Procedure C). Kunden vil først betale når varen er modtaget. Men derfor kan du stadig optimere.
Her vil jeg klart anbefale at lave acontofakturering af et væsentligt beløb. Gerne 50% inden opstart. Mange bruger allerede dette, men ikke godt nok.
Du skal nemlig huske:
- Send faktura FØR – altså følg Procedure B, hvor du sender faktura tidligere og så er opstart af opgave først når 1. faktura er BETALT
- Del fakturaproces op i yderligere steps – f.eks. 50/30/20 (50% inden opstart, 30% midt i perioden og 20% ved levering)
- Kun hvis beløbene er meget små og perioderne korte kan dette ikke betale sig. Også selvom det skaber mere administration
- Husk nu også med SIDSTE faktura at sende den FØR LEVERINGSDATOEN. Betalingsdato = Leveringsdato (Procedure B).
Her er andre gode links der kan gøre dig klogere på din faktura procedure: