Hvorfor laver ejerledere med under 10 ansatte sjældent et budget?
Virksomheder med under 10 ansatte prioriterer sjældent at lave budget, og jo færre ansatte des mindre sandsynlighed for at der laves et. Det er på trods af, at der er mange fordele ved lave et budget. Man tror ofte fejlagtigt at den manglende budgetlægning skyldes tidsmangel. Men det er ikke hele sandheden.
Her er de 3 typiske årsager til at droppe budget
- Driftsfokus og bevidst fravalg: Ejerlederen har fuld fokus på driften, hvor der er fokus på kunder og omsætning, samt på levering af ydelser/produkter. Det er nu’et og det håndgribelige der optager dem. Mange ejerledere er dermed også af den holdning, at et budget er teoretisk, tungt og ikke bidrager med noget – virkeligheden ændrer sig alligevel hele tiden.
- Tid: Det perfekte budget er omfangsrigt at udarbejde og kræver derfor meget af ejerlederen, som ikke har overskud til det. Derfor fravælges det at lave et budget, da man forventer det er enormt tidskrævende. Sammenholdt med punkt 1 (det nytter ikke noget) får et budget ingen værdi og tilsidesættes.
- Kompetencer: Det er sjældent man som ejerleder/iværksætter har kompetencer indenfor regnskabsfunktionen. Det er i selve DNA’et at være fremtidssynet og handlingsorienteret, hvor økonomi/regnskab er i en anden boldgade. Af den årsag har de færreste ejerledere erhvervet sig kompetencer indenfor økonomifunktionen. Hvis der skal laves et budget, antages det derfor at det er nødvendigt at bruge penge på en revisor til opgaven.
Men hvis du som virksomhedsleder ikke har et budget, går du glip af store fordele, og i yderste konsekvens er din virksomhed allerede nu på vej imod en afgrund. Overvej det derfor en ekstra gang. Læs imens om nogle af fordelene ved at lave et budget.
De vigtigste 5 fordele ved at lave et budget
- Motivation: Du er mere motiveret når du har et konkret mål at gå efter. Det anbefales at sætte sig mål som er ambitiøse, men også opnåelige. Og det er netop hvad du skal gøre i et budget. Når du først har et mål for både omsætning og overskud, så kan du løbende følge med og dermed også hver måned få en tilfredsstillelse når et delmål er nået.
- Opfølgning og reaktion: Når du november måned indser at du ikke når dit mål for hele året så er det for sent at reagere. Hvis du derimod har et budget, som du forholder dig til jævnligt (helst hver måned) så kan du nå at reagere i tide.
- Tjek af forretningsmodel: Selv hvis du laver et hurtigt budget så tvinger det dig til at se nærmere på tallene og dermed din forretningsmodel. Tjener du stadig penge på forretningen?
- Faste vs. variable omkostninger: Det overrasker de fleste hvor lidt man reelt kan skrue på sine omkostninger. En stor del af omkostningerne er nemlig faste. De kan sjældent reduceres og faktisk stiger de ofte med 2-5% hvert år (lønninger og husleje). En budgetproces giver anledning til at forstå sammenhængen af sine omkostninger og hvor du skal se nærmere på dem. Skal du flytte faste omkostninger til variable (f.eks. leasing, outsourcing)? Skal du genforhandle nogle af de faste omkostninger (forsikringer, telefon/internet) eller ligefrem spare dem væk?
- Indsigt i sammenhænge: Processen med at lave et budget giver dig også anden indsigt. Du har typisk fokus på omsætning, hvilket er væsentligt. Men selv i veldrevne virksomheder vil en omsætningsfremgang kun spejle lidt af på bundlinjen. Du kan i processen også lige tjekke hvad din nulpunktsomsætning vil være (mindste omsætning du kan have for at gå i 0). Har du for travlt og vil ansætte flere medarbejdere kan du også se hvor stor en betydning det har på bundlinjen. Hvor meget mere skal du sælge for at dække medarbejderens løn?
Hvis du nu er bare lidt motiveret for at lave et budget, men stadig ikke kan overskue det, så fortvivl ikke. Det er faktisk nemt at komme i gang, som du kan læse nedenstående.
Guide: Sådan laver du et budget på 30 minutter
Nedenstående er en guide til at lave et simpelt, men stadig brugbart budget. Hvis du har tallene tager det dig kun 30 minutter.
- Find regnskabstal: Du skal starte med at få regnskabstallene fra seneste år. Hvis du ikke selv har adgang til dit økonomi/ERP system så få din revisor eller bogholder til at hjælpe dig.
- Indsæt i regneark: Sæt tallene ind i et regneark. Brug kun samleposterne i første omgang. Du kan f.eks. bruge nedenstående opsætning.
- Beregn dækningsgrad (DG): Du skal bruge dækningsgraden. Det er % af dækningsbidrag 1 i forhold til omsætningen. Altså hvor mange penge du har tilbage af en omsætning når du har betalt/dækket de variable omkostninger.
- Fremskriv vækst/ændring: Forhold dig nu til ændringerne du forventer næste år. Start med omsætning. Hvor meget skal den vækste? Det er nemt at skrive et flot højt tal, men forhold dig nu realistisk? Kan du nå væksten med samme ressourcer eller skal der flere faste omkostninger til?
- Faste omkostninger: Vi springer over de variable omkostninger. I dette nemme budget antager vi at dækningsgraden er uændret (65%). I stedet skal du sætte den forventede vækst/ændring i Personaleomkostninger og også de øvrige. Vigtigt: Personale og husleje har oftest en fast %-vis stigning pr. år, som du sjældent kan komme udenom. Andre udgifter stiger også typisk.
- Reality check: Nu er du allerede i mål. Men brug lige noget tid til at kigge tallene efter i sømmene. Har du overset nogle ændringer/stigninger i kontrakter?
- Resultat: Hvad er resultatet? Giver det overskud? Også i forhold til din tid og investering som ejer. Er det samtidig realistisk at nå budgetmålene?
Du skal ikke arkivere dit budget
Brug dit budget aktivt – det er et vigtigt redskab som virksomhedsleder
Det er vigtigt du ikke glemmer budgettet så snart det er lavet, eller så snart realiteterne ændrer sig markant. I sidstnævnte tilfælde bør du lave et nyt revideret budget, som du sigter efter. Der er for mange fordele ved at lave et budget.
Hvis du løbende tjekker hvordan økonomien hænger sammen i din virksomhed tager du også de rigtige beslutninger i rette tid.
Du bør gøre følgende med dit budget
- Månedsbudget: Du skal dele dit budget op i et månedsbudget. Den nemme er blot at dele med 12. Men hvis du har bare lidt udsving over året bør du fordele mere realistisk.
- Budget for pengestrøm: Da de fleste virksomheder lukker pga. dårligt cash-flow (selv hvis de giver overskud) bør du også lave det udvidede budget, der også indeholder pengestrømmene. Her kan du med fordel bruge din revisor.
- Månedlig opfølgning: Lav eller få tallene for hver måned, hvor du nu kan sammenligne årets tal med både sidste år og budget. Kig ikke kun på negative afvigelser, men også positive afvigelser, da de kan indeholde forskydninger. Det er en typisk fejl at tage beslutning om investeringer på baggrund af en øget omsætning. Men den beslutning kan være taget på forkert grundlag. Hvis du løbende tjekker hvordan økonomien hænger sammen i din virksomhed tager du også de rigtige beslutninger i rette tid.
Er det stadig uoverskueligt?
Giv ikke op. Det er nu du skal bruge dine rådgivere i stedet for at droppe budgettet. For de penge er godt givet ud. Brug din revisor hvor det giver mening og det er til budgettet.
Vil du have assistance til budgettet så kan Teil Advisory også hjælpe dig – tag bare kontakt.