Hvorfor er månedsrapporten så vigtig for din virksomhed?
Som ejerleder eller bestyrelsesmedlem i en SMV-virksomhed ved du, at beslutninger skal træffes på et solidt grundlag. Men alt for ofte ser jeg, at en månedsrapport bliver reduceret til en simpel oversigt over omsætning og bundlinje, samt at der ikke bliver forholdt sig til tallene. Det er både en spildt mulighed, men også decideret farligt, for du risikerer at tage beslutninger på et forkert grundlag.
En omfattende månedsrapport er dit vigtigste redskab til at forstå, hvor din virksomhed befinder sig lige nu, hvor den kommer fra, og ikke mindst hvor den er på vej hen. Den giver dig indsigt i tendenser, afvigelser og muligheder, som du ellers ville overse.
Og det er ikke nok blot at konstatere, at vi følger budgettet. Du skal et spadestik dybere inden du træffer potentielt skæbnesvangre beslutninger, eller undlader at tage vigtige. For bag tallene kan gemme sig vigtig information:
- Omsætningen kan være båret af forskydninger, og derfor opdager du først senere på året, at omsætningen faktisk er bagud.
- Udgiftsposter kan følge budgettet, men bag tallene kan det være du faktisk har øgede udgifter, men nogle af de budgetterede først kommer senere.
- Dine faste omkostninger, som er svære at justere hurtigt, udgør en større og større andel.
Det er vigtigt at bruge tid på sin månedsrapport, men tiden skal bruges hvor den giver værdi. Derfor skal indsamling og præsentation af data automatiseres, så du i stedet får tid til at analysere og kommentere tallene. Den praksis har jeg implementeret hos flere kunder, og nedenstående er den skabelon jeg anvender oftest.
Hvad skal en god månedsrapport indeholde?
For at træffe de rigtige beslutninger skal din månedsrapport give dig flere perspektiver på tallene. Her er de elementer, du minimum bør have med:
1. Sammenfatning og nøgletal i din månedsrapport
Jeg foretrækker at starte med overblikket og dermed fokusere på det vigtigste. Derfor har jeg en side med de vigtigste tal fra driften, balancen og nøgletallene.
Omsætningen behøver jeg ikke nævne for dig. Den har de fleste fokus på. Dækningsbidrag og bundlinje/resultat plejer også at være i fokus.
Alle tal i driften vurderer jeg altid i forhold til omsætningen (procenttallene til højre). Det giver dig nemlig med det samme tal som Dækningsgrad (DG), Indtjeningsgrad (IG) og Overskudsgrad (OG).
Det store udgiftsposter skal også med og så fremhæver jeg lønninger og de samlede faste udgifter.
Et MUST i enhver virksomhedsledelse er styr på likviditeten. Selv virksomheder med god indtjening og overskud på regnskabet kan knække nakken, hvis der ikke er styr på likviditeten. Så der skal være stor fokus på dette.
Jeg vender tilbage til afvigelsesanalysen senere, men vil fremhæve vigtigheden af også det visuelle i en månedsrapport. I denne er der tilføjet farvekoder for afvigelserne, således man hurtigere kan aflæse hvor der skal være ekstra fokus.
2. Den aktuelle måned skal vurderes
Efter en sammenfatning skal du se på den netop afsluttede måned, så du aktuelt kan se hvordan det er gået. I denne oversigt skal du kunne se alle samleposterne, og de skal deles ind i grupper.
I nedenstående eksempel er øverst de variable omkostninger (Vareforbrug og Fremmed arbejde) under omsætningen, og dermed får du Dækningsbidrag/DB 1 (og Dækningsgrad/DG 1).
Herefter er det relevant at samle Produktionsomkostningerne (Løn, Driftsmidler og Auto), så du kan vurdere Dækningsbidrag 2. Endelig kommer de traditionelle faste omkostninger (Løn, Auto, Salg, Lokale og Administration), hvilket leder dig til Indtjeningsbidraget/EBITDA.
Da lønninger typisk er en meget stor og fast post, og de er delt op i nedenstående eksempel, er det vigtigt at lave en samlepost nederst, så du hele tiden kritisk kan følge dine lønomkostninger.
Hvad skal du sammenligne med?
- Budgettet er dit forventede mål og dermed den vigtigste sammenligningsparameter, og den skal du altid have med.
- I nedenstående eksempel er omsætningen bedre end budgetteret, og selvom dækningsbidraget/DB også er højere, så viser tallene at dækningsgraden/DG er lavere!
- Sidste år (samme måned) er også altid relevant at sammenligne med.
- Som det ses i eksemplet har omsætningen været rigtig god (både i forhold til budget og sidste år). Men det er ikke fulgt med på bundlinjen i samme takt som sidste år (overskudsgraden/OG er faldet)
- Sidste måned/periode kan nogle gange være relevant at tage med, men afhænger af branche. Hvis der er store forskelle på månederne (f.eks. sæsonudsving) er det ikke så relevant at se på sidste måned.
3. Hvordan ser det samlet ud år-til-dato (ÅTD)
Det er meget vigtigt, at du ikke kun fokuserer på den netop afsluttede måned. Hvis det er gået godt sidste måned (og du dermed “glemmer” at årets tre første måneder var under budget), kan du være fristet til at tage forkerte beslutninger. Enten investere ekstra i noget der ikke er råd til, eller undlade at skære i udgifter.
Derfor skal du altid vurdere status i forhold til år-til-dato (ÅTD). Netop for ikke at blive farvet af den seneste måned, er ÅTD altid vigtigst for mig når jeg læser månedsrapporten.
Opstilling og indhold skal være samme som for Sidste måned, og med samme argumentation.
Derudover tilføjer jeg 3 ekstra kolonner, som er for et helt år:
- Forecast er det estimerede resultat når året er afsluttet. I mine modeller er denne en simpel model, hvor det er realiseret ÅTD + budget for resterende måneder. Så hvis du følger budgettet de resterende måneder, kan du se hvor resultatet ender.
- Budgettet for hele året er også relevant i oversigten.
- Et eksempel kan være at du ÅTD er lidt foran på budgettet på omsætningen, selvom tendensen har været nedadgangen. Hvis du er i en branche med sæson, hvor en stor del af omsætningen ligger i de sidste måneder, kan det give dig en falsk tryghed kun at se på status d.d. Her skal du også lige forholde dig til Forecast og i forhold til Budget for hele året.
- Sidste års regnskab skal også lige med til sammenligning, så du kan vurdere hvor du reelt står i forhold til dit forecast.
4. Husk balancen i din månedsrapport
Jeg har selv stået med driftsansvaret i en SMV, og jeg har, som så mange ejerledere, også en tendens til primært at fokusere på regnskab (omsætning, DB, DG og resultat). Som jeg tidligere skrev, så er likviditeten ALTAFGØRENDE. Derudover er Balancen også yderst relevant.
Her medtager jeg de poster, som er mest relevante, og det er typisk de store samleposter, og så enkelte udvalgte.
Under anlægsaktiverne er det f.eks. relevant at skabe en separat post “Investeringer“. Lad os sige du følger budgettet på dine afskrivninger. Men midt på året investerer du mere end budgetteret. Da udgiften fordeler sig jævnt over mange måneder oplever du den ikke nu og her på resultatopgørelsen. Men du vil nu lægge mærke til den i Balancen, og skal tages med i din vurderingen af virksomhedens situation.
Størrelsen på dine Debitorer, Kreditorer og Moms (samt hele Kortfristede gæld) kan have stor betydning for både din sårbarhed og likviditet. Er en større debitormasse udtryk for en højere omsætning, ELLER har du nogle dårlige betalere? Man kan også glæde sig over en højere omsætning, men hurtigt glemme at det også typisk betyder en højere momsbetaling senere (typisk 3-6 måneder senere – og dermed overser man det).
5. Afvigelsesanalyse i en månedsrapport: Absolutte beløb og relative afvigelser
I alle rapporterne sammenligner vi med budget og sidste år. Det kan dog være svært lige at sammenligne, og derfor tilføjer jeg altid kolonner, hvor afvigelsen er udregnet. Ofte fremhævet med rød med negative afvigelser.
For at vurdere en afvigelse ser jeg altid på 2 tal:
- Absolut afvigelse: Hvor mange kroner er vi fra budgettet eller sidste år?
- Relative afvigelse (Indeks): Hvor stor er den relative/procentvise afvigelse fra budgettet eller sidste år? Jeg foretrækker at se på indeks, hvor et indeks på 120 betyder, at vi er 20% bedre end sidste år (hvis vi taler om positive poster som omsætningen).
Hvorfor er det relevant at se på begge afvigelser i din månedsrapport?
Her kommer jeg lige med et par eksempler på, hvorfor det er relevant at se på dem begge:
- Når du ser ned på alle de absolutte afvigelser, vil du oftest se på den største af dem (især den negative som er markeret med rød). Det er selvfølgelig relevant. Men selvom den absolutte afvigelse kan være stor, kan det stadig være en lille relativ afvigelse, og skal derfor vurderes derudfra.
- En gennemgang af de procentvise afvigelser kan også hurtigt kaste fokus på store afvigelser. Hvis du kun forholder dig til det, kan du unødigt overreagere på en høj afvigelse, men den skal selvfølgelig ses i kontekst til den absolutte afvigelse, og dennes impact på bundlinjen. På mindre omkostningskonti kan der ofte forekomme store relative afvigelser, men som ikke har den store impact. Det er dog stadig relevant at se på afvigelsen og eventuelt reagere.
6. Du skal have 1 sides tekst med
Uanset om du sender din månedsrapport til bestyrelse og bank eller ej, så skal du bruge tiden på at skrive 1 sides tekst. Og du skal SELV skrive den.
Mange ejerledere forbinder tekstdelen med irrelevant tidsspilde. Men der er 2 vigtige formål med at skrive teksten:
- Det tvinger dig til at forholde dig til tallene – hvad afviger og hvorfor, og hvor står vi henne?
- Det får dig også op i helikopteren – hvad er VIGTIGST at have med i rapporten, og også hvilke relevante informationer er der, som IKKE fremgår af tallene (personale, markedstrends, konkurrenter, rådgivning)?
Jeg er stor tilhænger af automatisering og taldelen af mine rapporter tager derfor kun få minutter at udarbejde. Typisk er det en eksport fra e-conomic, som så importeres i et regneark, hvormed hele rapporten er opdateret (de ovenstående 4 billeder).
MEN faren ved dette er, at du ikke forholder dig til tallene. Lige præcis derfor skal du skrive en rapport, og forudsætningen for at gøre det er, at du gennemgår alle tal og afvigelser. Og det er ikke nok (se næste punkt).
7. Tag et spadestik dybere end din månedsrapport
Når jeg er bestyrelsesmedlem er jeg typisk behørig informeret via månedsrapporten. Her skal al relevant information være præsenteret, og i SMV’er vil ovenstående typisk være tilstrækkeligt.
Men hvis jeg sidder som rådgiver eller, som du givetvis sidder, ansvarlig for virksomheden og dens økonomi, så skal du et spadestik dybere. Typisk for at udarbejde selve månedsrapporten.
Tjek den detaljerede månedsrapport for at finde årsagerne
I min egen skabelon har jeg altid et faneblad, Detaljeret, hvor jeg kan se hver eneste konto i regnskabet, og hvor det er vurderet i forhold til både aktuelle måned og ÅTD, og for begge af disse både i forhold afvigelser på budget og sidste år.
Fordelen ved dette er, at du hurtigere kan finde årsager til afvigelser i hovedrapporten. Hvis du har en afvigelser på Autodrift, kan du i dette faneblad hurtigere komme fra til hvor årsagen skal findes (kan være dyrere dieselpriser, eller en større reparation). Er det en forskydelse, er det en engangsudgift vi ikke henter, eller er det en ny trend (prisstigning eller højere forbrug) – og kan du gøre noget ved det?
I denne oversigt har jeg tilføjet en ekstra kolonne, hvor jeg vurderer hvor meget der er brugt af hele årets budget for hver enkelt konto. Det kan f.eks. kalde på ekstra attention, hvis du allerede i oktober har brugt hele årets budget på annoncer – så skal du seriøst overveje at slukke helt for dine annoncer (medmindre omsætningen er tilsvarende højere).
Omsætningsanalysen giver dig yderligere viden
Jeg har skrevet en hel artikel om, hvordan du skal segmentere dine kunder, og en opdatering af tallene bør også være en del af din interne månedsopfølgning. Du bør have opdelt din omsætning på relevante grupper, således du ved hvordan din forretning hænger sammen.
Selvom du følger budgettet på den samlede omsætning, kan virkeligheden se anderledes ud. Du kan være bagud på omsætningen på dine kernekunder, men det er dækket midlertidigt af ekstraordinær omsætning på en enkeltstående ordre.
Du kan også bruge din salg-/marketingindsats på den forkerte kundegruppe, og enten spilde penge eller gå glip af muligheder.
Hvis du bruger e-conomic har du mulighed for at hente en Omsætningsstatistik, hvor du kan se omsætning for hver kunde og kundegruppe. De data følger jeg altid.
Hvis det er muligt at tracke dine omkostninger til hvert segment, er dette yderst relevant at have med. Omsætningen er vigtig, men lige så vigtig er det at have styr på indtjeningen, samt hvor indtjeningen er bedst. Vi har en tendens til at søge mod stor omsætning. Men ofte ligger guldet ikke her, men derimod i mellemstørrelse kunderne.
Hvorfor er en månedsrapport så vigtig?
1. Du fanger tendenser tidligt
Hvis du kun kigger på den aktuelle måned, kan du overse en langsigtet tendens. Et fald i omsætningen på 5% i én måned kan se ud som en tilfældighed – men hvis ÅTD-tallene viser et fald på 15%, er der måske grund til at handle.
2. Du forstår årsagerne bag afvigelserne
- Skyldes afvigelsen volumen (vi har solgt færre enheder)?
- Er det prisen, der er faldet?
- Eller er det omkostningerne, der er steget?
Uden en detaljeret analyse risikerer du at træffe forkerte beslutninger. F.eks. kan et fald i dækningsbidraget skyldes lavere salgspriser – men det kan også skyldes stigende råvarepriser. Begge dele kræver forskellige handlinger.
3. Du kan prioritere dine indsatser
Når du ser på både absolutte beløb og procentvise afvigelser, kan du hurtigt identificere, hvor der er størst behov for handling. En afvigelse på 500.000 kr. i omsætningen lyder måske værre end en afvigelse på 50.000 kr. i dækningsbidraget – men hvis den sidste udgør 20% af dit dækningsbidrag, er det måske her, du bør sætte ind.
Du kommer længst med ærlighed og åbenhed
Vi mennesker har en tendens til, at vi vil se det positive og gemme/glemme det negative. Så når vi står med ansvaret for en virksomhed, kan vi nemt komme til at fokusere på og overvurdere de positive tendenser, og samtidig glemme/underspille de negative.
Det sker især når vi skal rapportere til andre (f.eks. bestyrelse, bank). Vi kan ikke lide at vise sårbarhed, og vi er bange for konsekvenserne, hvis vi fortæller at det ikke går så godt. Det er helt forståeligt, og jeg har selv oplevet det.
Men gør dig selv den tjeneste at vurdere og kommentere månedsrapporten så ærligt og åbent som muligt. Først og fremmest for dig selv. Det betyder nemlig, at du oftere tager svære beslutninger i rette tid, og ikke skyder dem til det er for sent. Og så giver det langt bedre sparring og rådgivning fra eksterne.
Det er forståeligt, at du håber på at omsætningen kommer i mål. Men hvis du i oktober måned kun er på indeks 85 for omsætningen ÅTD, så sker det højest sandsynligt ikke. For så skal du sælge noget mere i resterende måneder, og det sker ikke i et dårligt marked.
Hold banken løbende informeret med en månedsrapport
Din bankforbindelse må du ikke anse, som en almindelig leverandør, hvor du bare kan forvente at få den likviditet, som du har brug for. Der er penge på spil så at sige.
Derfor anbefaler jeg alle virksomhedsledere at holde deres bankforbindelse godt informeret.
Banken skal være TRYG.
Hvis de kun hører fra dig én gang om året, og du så lige pludselig kommer med et akut likviditetsbehov (enten er du presset og har brug for mere kassekredit, eller du har behov for en stor investering), så vil de typisk være meget tilbageholdne. Hvis de derimod løbende er blevet informeret, så er de forberedte og bedre klædt på til at imødekomme dig.
Når du nu alligevel laver månedsrapporten så spørg din bankrådgiver, om du ikke skal sende den. Oftest er det nok hvert kvartal, og det giver dig ikke noget ekstra arbejde.
Spild ikke din tid
Jeg har 3 vigtige pointer til dig omkring tid:
- Du SKAL finde tid til at se på din månedsrapport, hvis du har en virksomhed. Også selvom du er en enkeltmandsvirksomhed. Også selvom du har lynende travlt med daglig drift, og føler at det ikke skaber værdi. For hvis du IKKE laver månedsrapporten så ender du i en blindgyde – det har jeg set alt for mange gange.
- Det hedder Månedsrapport fordi du skal lave rapporten HVER MÅNED. Ikke hvert kvartal, halvår eller år. Men HVER MÅNED. Ellers opdager du afvigelser/muligheder for sent, og du når ikke at handle i tide.
- Din bogføring skal være færdig før du kan lave månedsrapporten. Så sørg for at den er færdig hurtigst muligt. Det kan betale sig. Så snart bogføringen er færdig skal du lave månedsrapporten. Stil krav og lav aftaler med din bogholder så du ved hvornår du kan trække tallene – gerne den 12. i næste måned.
Fælles for dem alle er, at hastighed er vigtig. Du skal som virksomhedsleder tage de rigtige BESLUTNINGER på det rigtige TIDSPUNKT. Hvis du får relevant viden for sent så tager du beslutningerne for sent.
Praktiske tips til at lave en effektiv månedsrapport
- Automatiser dataindsamlingen: Brug regnskabsprogrammer som Dinero, e-conomic, Billy eller Dynamics 365 Business Central til at trække data automatisk. Det sparer tid og reducerer fejl. Du kan også tilkoble Budget123, hvor du især kan arbejde med Forecast, og dermed være mere på forkant med især din likviditet.
- Visualiser data: Brug grafer og diagrammer til at gøre tallene mere forståelige. Et linjediagram over omsætning ÅTD vs. budget kan hurtigt vise, om du er på rette vej.
- Fokuser på nøgletal: Ikke alle tal er lige vigtige. Vælg 5-10 nøgletal, der er kritiske for din virksomhed, og følg dem tæt.
- Lav en handlingsplan: Når du har analyseret afvigelserne, skal du handle på dem. Spørg dig selv:
- Hvad er årsagen til afvigelsen?
- Hvad kan vi gøre for at rette op på det?
- Hvem har ansvaret for at følge op?
Konklusion: Din månedsrapport er dit kompas
En god månedsrapport er ikke bare en opgørelse af fortiden – den er dit kompas for fremtiden. Ved at analysere tallene fra flere vinkler får du et klart billede af, hvor din virksomhed står, og hvordan du kan navigere videre.
Start i dag:
- Saml dine nøgletal for den seneste måned.
- Sammenlign med sidste år og budget.
- Analyser afvigelserne – både i kroner og procent.
- Træf beslutninger baseret på data, ikke mavefornemmelse.
Hvis du gør dette hver måned, vil du hurtigt opleve, at din virksomhed bliver mere agil, og at du træffer bedre beslutninger.
Stå IKKE ALENE med din månedsrapport
Det kan for mange ejerledere være svært at komme i gang med sin månedsrapport, men det må endelig ikke holde dig tilbage. Tag gerne fat i mig, hvis du skal hjælpes i gang, hvis du har brug for en større analyse af din virksomhed eller hvis du har brug for forretningsmæssig sparring.