Tilmeld nyhedsbrev og modtag projektstyring i google sheets og få styr på alle dine ideer og projekter
Har du også mange ideer og et utal af projekter, som aldrig rigtigt kommer i mål?
Mangler du et overblik over det hele?
Så er det tid til at bruge et værktøj til projektstyring.
Men det koster hurtigt mange penge, at købe abonnement på software, og det giver ikke mening når man er solo-selvstændig eller iværksætter i en mindre virksomhed.
De 3 største fordele ved projektstyring
#1 Du får OVERBLIK over dine ideer og projekter
I den daglige drift får du 1000 ideer til at forbedre processer, nye salgsmetoder og optimeringstanker. Samtidig bliver du bombarderet med tiltag som du også bør se nærmere på (bæredygtighedsrapportering, bogføringslov, timeregistrering, GDPR osv.).
Uanset om du arbejder aktivt med dem eller ej, så fylder de alle sammen i hovedet.
“Jeg skal huske at…”
“Jeg bør også kigge på…”
“Jeg må hellere snart…”
Samtidig er du helt sikkert begyndt at arbejde på mange af ideerne og projekterne. Men jeg vil gætte på (og det er et ret så kvalificeret gæt), at du aldrig bliver færdig med mere end 50% af dem.
Især vi iværksættere er rigtig gode til at starte på projekter, men er supermænd/kvinde til IKKE at komme i mål.
Her hjælper det at bruge projektstyring, og gerne et værktøj/software til at få styr på alle projekterne.
Den vigtigste øvelse er, at du får skrevet alle projekterne ind i en oversigt. Så fylder de mindre i hovedet.
Den vigtigste øvelse er, at du får skrevet alle projekterne ind i en oversigt. Så fylder de mindre i hovedet.
Dernæst skal du fylde information på projekterne i din oversigt. Hvor vigtigt er projektet, tidsplan for projektet (hvornår skal det starte og hvor længe varer det cirka), hvad kræver det af ressourcer (tid/penge) osv.
Når du har et overblik kan du bedre gå til næste skridt: PRIORITERING.
#2 Du kan nemmere PRIORITERE dine ressourcer
Du har nu alle dine ideer og projekter samlet i en oversigt, og nu er det tid til at prioritere. Du kan ikke gå i gang med det hele på en gang og skal nu vælge hvor du skal starte.
Det er langt nemmere at prioritere mellem sine mange opgaver, når du har en oversigt over dem alle. Her er det vigtigt at oversigten både er visuel og giver mulighed for at sortere, gruppere og filtrere.
Så kan du sortere så de mest vigtige projekter kommer øverst, og herefter bliver sat først i rækkefølgen.
Herefter er et Gantt diagram er en af de bedste måder at få et visuelt overblik over dine projekter. Det giver dig, via et horisontalt søjlediagram, en visualisering hvornår (og hvor længe) de forskellige projekter er planlagt til.
Et Gantt diagram er en af de bedste måder at få et visuelt overblik over sine projekter
#3 Du kan FOKUSERE på de rigtige projekter
Når du har prioriteret alle dine projekter og sat en tidsplan ind for dem alle (også selvom det bare er estimerede datoer), så kan du nu nøjes med at fokusere på ugens aktuelle projekter.
Alle projekterne for fremtiden er nu i oversigten, men du skal ikke bruge tid på dem. Ikke hvis du bruger din projektstyring rigtigt. I stedet skal du kun holde fokus på igangværende projekter.
FOKUS skal være 100% på at få ugens opgaver løst. Du skal ikke bruge tid på dem om 6 måneder. Dem skal du nok komme til.
Sådan bruger du mit værktøj til projektstyring
Jeg hjalp en kunde med at komme i gang med projektstyring og lavede et hurtigt google sheet til dem til formålet. Det har jeg valgt at dele med dig (se nedenstående).
Det er slet ikke højt teknisk og løser kun simpel projektstyring i mindre virksomheder. Men det hjælper stadig rigtig mange med at komme i gang med projektstyring.
Udover et lille faneblad med lidt indstillinger (Settings) så skal du kun taste alle dine projekter (ideer, konkrete projekter og større opgaver) ind i fanebladet “Projektliste”. Her skal du indtaste en kort beskrivende titel, og herefter alt det væsentlige ved projektet. Du kan efterhånden som du arbejder vælge at sortere og filtrere i listen.
Når du er færdig og vil se en visualisering (kræver at Status og Datofelterne er udfyldt), skal du ind i fanebladet “Overblik”. Bortset fra at du kan sætte de to filtre øverst, så er resten af arket låst. Det er kun et visualiseringsark. Men nu kan du se hvornår projekterne er i gang – uge for uge.
That’s it!
Ja, og så skal du selvfølgelig bruge det én gang om ugen. Så du konstant opdaterer informationerne, og også selv forholder dig til, om du kommer fremad med projekterne. Og fremover kommer nye ideer også ind i arket og væk fra hovedet.
Kom i gang – download skabelon til din projektstyring
Jeg har lavet et enkelt sheet til en kundes projektstyring og vil gerne dele det med andre, som har behov for at få et overblik over de mange gode ideer.
Så snart du har tilmeldt dig nyhedsbrevet “SMV i Vækst” (og confirmed) modtager du et link til filen. Den skal du blot gemme i ny version til dig selv.
Du kan ALTID afmelde dig nyhedsbrevet.
Og bare rolig – det er IKKE et salgs nyhedsbrev. I stedet kan jeg som en bibeskæftigelse lide at give jeg inspiration og viden til iværksættere og virksomhedsledere i SMV’er – det er nemlig min mission at “I IKKE SKAL STÅ ALENE”.
Skal du opgradere til prof software?
Der er rigtig mange muligheder på markedet og det er omfattende at nævne dem alle. Men her er et lille udvalg, som er relevant for dig med 0-50 ansatte:
- Trello – Gør dine post-its digitale
- Slack – Super god hvis du skal kommunikere internt
- Microsoft Planner – Hvis du allerede har Office365 Business
- Monday.com – Super god projektstyring til mindre teams
- Plandisc – Udgangspunkt i årshjul
Hvis du IKKE VIL STÅ ALENE så få en sparringspartner med på vejen.