Tilmeld nyhedsbrev og modtag årshjul i google sheets og få styr på alle dine faste opgaver
Kender du det? Årsregnskabet kommer bag på dig, momsindbetalingen glemmes, og julefrokosten planlægges i sidste øjeblik.
I en travl SMV er det let at miste overblikket over de faste opgaver, der gentager sig år efter år.
Løsningen? Et enkelt årshjul – et værktøj, der giver dig kontrol over årets administrative udfordringer.
Jeg kalder det et årshjul, men visuelt er templaten ikke det populære “hjul”. Min erfaring er, at det i det daglige er bedre at arbejde med årets opgaver i en tabelvisning. Jeg ser ingen grund til at anvende de grafisk flotte hjul, som til gengæld er svære at aflæse.
De 3 største fordele ved at anvende årshjul
#1 Få overblik – undgå hastearbejde
Forestil dig december: Julefrokost, MUS-samtaler, budget og årsregnskab skal pludselig løses samtidigt.
Med et årshjul ser du alle opgaver på én gang – og kan flytte dem til roligere perioder.
Eksempel: En kunde flyttede MUS fra december til april og undgik stress.
#2 Spar tid – og undgå fejl
Opgaver løst i stress ender ofte med fejl og ekstra arbejde. Med et årshjul planlægger du i god tid.
Det vigtigste (udover at løse selve opgaverne) er, at du placerer de forskellige opgaver så det passer ind i din årsbelastning. Der er ingen grund til, at have samlet det hele i december, som vi virkelig har en tendens til. Lige før og efter en sommerferie er også et klassisk tidspunkt på året, hvor det hele hober sig op.
Har du medarbejdere er det god skik at adskille MUS fra lønsamtaler. Da lønsamtaler ofte hænger sammen med kommende års budget, skal du placere dem i god tid før budget – altså i oktober. Og så kan du holde MUS i april måned.
Når du laver opgaverne når der er bedre tid i kalenderen, og gerne i god tid før deadline, så ender du også med at spare tid. For halve løsninger i stressede perioder har det med at resultere i fejl, og at du i sidste ende skal bruge mere tid.
Så gør dig selv en tjeneste. Brug et årshjul og tag kontrollen tilbage. Der er nemlig også lige en fordel #3.
#3 Glem aldrig de vigtige (kedelige) opgaver
Vi har alle en tendens til at løse de opgaver vi bedst kan lide. Oftest dem vi er gode til. Det er typisk der hvor vi er fagligt gode, og så kommer de først i bunken.
IT-sikkerhed, forsikringer og risikostyring ryger let i glemmebogen. Årshjulet minder dig automatisk – så du undgår dyre fejl. Det er typisk governance opgaverne som omhandler IT-sikkerhed, forsikringsdækning og risikostyring. Dem er vi rigtig gode til at “glemme”.
Når du bliver mindet om dem i årshjulet, så er det sværere at løbe fra dem. Du skal stadig lave dem, og de er svære. Men de er vigtige og er med til at sikre din virksomhed også eksisterer næste år.
Sådan bruger du templaten til et årshjul
Jeg hjalp en kunde med at komme i gang med årsplanlægningen og lavede et hurtigt google sheet til dem til formålet. Det har jeg valgt at dele med dig (se nedenstående).
Det er slet ikke højt teknisk og løser kun simpel årsplanlægning i mindre virksomheder. Men det hjælper stadig rigtig mange med at få et overblik over årets opgaver.
Udover et lille faneblad med lidt indstillinger (Settings) så skal du kun taste alle dine faste opgaver i fanebladet “Overblik”. Her skal du blot indtaste en kort beskrivende opgave, hvilket område og ansvarlig og så hvornår opgaven skal udføres (første dato og frekvens). Du kan efterhånden som du arbejder vælge at sortere og filtrere i listen.
Efterhånden som du udfylder datofelterne kan du se en visualisering (kræver at Dato- og Frekvensfelterne er udfyldt). Nu kan du se hvornår opgaverne skal udføres – uge for uge.
Det var det hele.
Ja, og så skal du selvfølgelig se på arket én gang om ugen. Så du konstant husker opgaverne og udfører dem i god tid.
Kom i gang – download skabelon til din årsplan
Så snart du har tilmeldt dig nyhedsbrevet “SMV i Vækst” (og confirmed) modtager du et link til filen. Den skal du blot gemme i ny version til dig selv.
Du kan ALTID afmelde dig nyhedsbrevet.
Og bare rolig – det er IKKE et salgs nyhedsbrev. I stedet kan jeg som en bibeskæftigelse lide at give inspiration og viden til iværksættere og virksomhedsledere i SMV’er – det er nemlig min mission at “I IKKE SKAL STÅ ALENE”.
Flere gode værktøjer til dit nye årshjul
Her er et lille udvalg, som er relevant for dig med 0-50 ansatte:
- Plandisc – Hele platformen er baseret på at lave årshjul
- Lederindsigt – Har kort artikel og så download af Excel til at lave eget årshjul
- Kursusfabrikken – Igen en kort artikel og download af skabelon i Excel
- Proximo – Har også en template til download – her i PowerPoint
Hvis du IKKE VIL STÅ ALENE så få en sparringspartner med på vejen.